Un software de leasing financiar nu se schimbă des. Odată ales, ține contractele, facturile, contabilitatea și raportările companiei ani la rând. Merită deci să puneți întrebările potrivite înainte de semnare, nu după.
Mai jos sunt cele zece întrebări pe care le-am auzit cel mai des de la companiile de leasing și IFN-urile cu care lucrăm – și ce înseamnă un răspuns bun la fiecare.
1. Poate modela contractele noastre așa cum sunt?
Contractele de leasing diferă mult: vehicule, echipamente, imobile, rate egale sau descrescătoare, valoare reziduală, garanții, împuterniciți. Un sistem bun se configurează după contractele dumneavoastră, nu vă obligă să le simplificați ca să încapă în aplicație.
Cereți: o demonstrație pe un contract real din portofoliu, cu toate particularitățile lui.
2. Facturile pleacă singure în RO e-Factura?
De la intrarea în vigoare a Legii nr. 242/2022, facturile trebuie transmise prin RO e-Factura. Într-o companie de leasing asta înseamnă sute sau mii de facturi lunar. Ele trebuie generate direct din contract și transmise automat, iar facturile primite în SPV trebuie preluate și contabilizate fără reintroducere manuală.
3. Contabilitatea se face singură din operațiuni?
Fiecare rată, încasare, refacturare de asigurare sau reziliere trebuie să producă înregistrările contabile corecte. Dacă un contabil reface manual aceste note, sistemul nu face de fapt munca.
Cereți: să vedeți cum o încasare din extrasul bancar ajunge în contabilitate.
4. Respectă IFRS 9 și IFRS 16?
Provizioanele și pierderile așteptate (IFRS 9) și reflectarea corectă a contractelor de leasing în bilanț (IFRS 16) trebuie calculate de sistem, nu în foi de calcul separate.
5. Ce raportări generează și din ce date?
O companie de leasing raportează către BNR, ANAF și ONPCSB. Întrebarea importantă nu e doar dacă le generează, ci din ce date. Raportările generate din aceleași date ca facturile și contabilitatea nu au nevoie de reconcilieri.
6. Cum tratează asigurările?
Polițele trebuie preluate și validate, primele refacturate clientului, iar borderourile trimise asigurătorilor. Este una dintre zonele în care se pierde cel mai mult timp când lucrurile se fac manual.
7. Cu ce sisteme se integrează?
Cel puțin: băncile (pentru extrase), ANAF, Biroul de Credit și sursele de date despre parteneri. Fiecare integrare lipsă înseamnă un fișier mutat de mână – și o sursă de erori.
8. Cum arată securitatea și conformitatea?
O companie de leasing lucrează cu date personale și financiare. Întrebați de certificări (de exemplu ISO/IEC 27001), de cerințele DORA și NIS2 și de felul în care sunt jurnalizate accesările.
9. Cine face implementarea și cât durează școlarizarea?
Un software bun implementat prost nu ajută pe nimeni. Întrebați de metodologia de implementare, de migrarea datelor din sistemul actual și de cine vă școlarizează echipa.
10. Ce se întâmplă după lansare?
Legislația se schimbă des – formulare noi, scheme XML noi, termene noi. Întrebați cum și cât de repede ajung aceste schimbări în aplicație și ce înseamnă asistența în exploatare.
Pe scurt
Un software de leasing financiar bun face trei lucruri: pornește totul din contract, nu cere reintroducerea datelor nicăieri și produce raportările din aceleași date ca restul operațiunilor.
BI PRO Leasing financiar a fost construit pe aceste principii. Dacă vreți să vedeți cum arată pe contractele dumneavoastră, cereți o demonstrație.